ES CUESTIÓN DE ESTRUCTURA

Todos los documentos independientemente de su formato parecen tener una estructura; pero no es así; las fotografías, infografías y demás imágenes carecen de estructura lo que en muchos casos dificulta su análisis y entendimiento.

La mayoría de los documentos de texto al colocarles un titulo y dos o tres  párrafos, asumimos que los estamos editando estructuradamente, pero estamos herrados porque rara vez usamos plantillas o formatos predeterminados que verdaderamente contienen una estructura determinada para su elaboración.

Al centrarnos en el desglose de un documento con estructura, podemos tener en cuenta puntos clave relevante para hacerlo esta tiene que ver mucho con su contenido y forma pues así mismo se facilita o se dificulta la Búsqueda y Recuperación de Información que contiene documento.

Los sitios web son los ejemplos de estructura documental por excelencia debido a que la mayoría dependiendo su tipo, tienen características similares, y por esto nos atrevemos a nombrar nuestro blog de Búsqueda y Recuperación de Información “recdinfo.blogspot.com” el cual cuenta con su titulo, sus contenidos de publicaciones, algunos gadgets y otros apoyos estructurales que nos ayudan a que sea visualizado de forma amena por los usuarios que nos visitan, se logra que este bien posicionado con respecto a sus competidores.

Hablando de sitios web traemos a  colación  redes sociales que compiten por estar a la vanguardia en número de usuarios, estas son el tradicional FACEBOOK y el nuevo pero bien diseñado GOOGLE PERFILES, además de twitter que es un gran colaborador

GOOGLE PERFILES es un sitio disponible hace poco tiempo en la web, el cual tiene en cuenta información verdaderamente interesante sobre sus usuarios, lo que le da una ventaja con respecto a su oponente, además de su estructura que es amigable y facilita su navegabilidad; para llevar tan poco tiempo en el mercado ha sido muy bien recibido.

Facebook es un sitio muy popular en la web que  cuenta con una estructura que, aunque muy completa tiende a ser demasiado cargada de contenido lo que muchas veces no es amigable con el usuario. Facebook en el transcurso de su servicio a modificado su estructura, y hace pocos días los hiso de nuevo, lo que tiende a confundir a los usuarios mientras se adaptan al nuevo modelo; según comentarios de CARACOL  RADIO; la nueva estructura ha sido muy negativa frente a los usuarios lo que pone a GOOGLE PERFILES a la cabeza, y para esto FACEBOOK está contemplando la posibilidad de mantener ambas estructuras de manera opcional para que los usuarios utilicen la que más se les facilite usar.

Según lo anterior se puede concluir que el entendimiento de cualquier sitio o documento dependiendo de la información que albergue, depende altamente de su estructura para que pueda llegar a ser aprovechado de  la manera más nutritiva al extraerle su información.

Hoy por hoy, Noticias caracol radio. El lanzamiento de Google Perfiles (en línea) consultado 21septiembre de 2011. 9:00am.

"Recuperación de Información" AND "Universidad de La Salle" AND "Sistemas de Información y Documentación" AND "Grupo 21" AND "demanda documental"

¿DÓNDE ESTÁ NUESTRA INFORMACIÓN?

Actualmente nos encontramos en una era donde se manejan toneladas de información digital de la cual un poco porcentaje tiene relevancia, y algo que agrava la situación es que poseemos una cultura donde la mejor manera de preservar la información es almacenándola en diferentes tipos de hardware que permiten realizar el procedimiento como discos duros portátiles, memorias USB y los propios ordenadores.

Parte fundamental de este proceso de Búsqueda y Recuperación de Información es la maquina con la que trabajamos pues todos sus componentes de Hardware y Software son parte útil para este proceso de Recuperación de los Metadatos, para la ayuda de este proceso el Profesor Laureano nos realizó la exposición de un Buscador de Google para nuestra máquina y así de esta manera realizar nuestra segunda tutoría (google desktop search).

La necesidad de estos programas se ha incrementado día a día unos con costo y otros sin costo y muy comunes a nivel empresarial que ha colaborado en localizar de manera oportuna la información de nuestros PC sin necesidad de tenerla descrita de una manera estructurada.

Desde que tengamos equipos potentes con gran capacidad de almacenamiento podemos estar tranquilos al saber que nuestra información la tenemos almacenada de forma segura, y es más contamos muchas veces con duplicados (backup) de la misma lo que derriba de una manera brusca la posibilidad de perderla.

Pero, ¿Cómo acceder a ella? ¿Sobre todo a la que es relevante? Acaso, ¿Está tan bien almacenada que se imposibilita encontrarla? Para ser más realista perdimos nuestra información, debido a que la misma se mimetizo en una nube de cientos me megabytes, gigabytes, terabytes y quizá zetta bytes de información dependiendo el lugar donde la hallamos colocado.

Lo interesante del mundo digital es que todo tiene solución, y para hallar esos documentos sin importar su formato o tamaño, contamos con buscadores locales como el google desktop search y otra infinidad de software que tienen como misión indizar todo el material que se encuentre en nuestras máquinas para lograr encontrarlo de una manera rápida (segundos) si fuera solicitado, y esta hazaña es lograda con la misma metodología que se busca información en la nube, pero a menor escala pues los documentos son siempre almacenados en nuestro PC .

Como conclusión podríamos decir que cuando tenemos conocimiento de las virtudes de estas herramientas y las aplicamos en la vida práctica, podemos descifrar sin mayores problemas “DONDE ESTÁ NUESTRA INFORMACIÓN” y de esta forma lograr la Búsqueda y Recuperación de la misma.

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TIPOS DE FORMATOS

Dependiendo del documento que se crea, de las características que contiene y de las herramientas que se utilizan para lograrlo,  los documentos adoptan diversidad de formatos lo que los hace visualizar de maneras diferentes, pero en últimas son el mismo archivo.

Cuando generamos un archivo escrito por lo general lo creamos en formato Word y para ahorrar espacio y facilitar su almacenamiento se presenta la opción de guardarlo como PDF; el PDF es el formato estrella en la actualidad debido a su facilidad para albergar texto e imágenes si alterar mucho su originalidad, pero si necesitamos  extraer información  determinada sobre el documento muchas veces el PDF se queda corto, o simplemente pierde funcionalidad.

Si lo que se busca es reflejar únicamente el texto del documento, para analizarlo y para ocupar menor espacio el formato indicado es el TXT, el cual se crea fácilmente por medio del Bloc de notas. Si necesitamos convertir archivos PDF a TXT lo podemos hacer sin ningún problema al guardarlo como TXT.

Si nos centramos en imágenes los archivos más comunes son los JPG, donde podemos ver imágenes en alta resolución, y aunque son más pesados, si necesitamos impactar visualmente estos son los indicados, el problema se genera en el momento que necesitamos analizar el texto de una imagen JPG, debido a que a simple vista parece imposible encontrar texto alguno en una imagen,  pero para lograr esto podemos convertir los JPG a PDF y luego a TXT, o hacerlo directamente de JPG a TXT, por medio de la herramienta  en red www.online .ocr.net  la cual no solo  permite hacer estas conversiones, si no también interactuar entre otros formatos.

No podemos olvidar el lenguaje  de mercado, donde cada documento estructurado se visualiza y se modifica teniendo en cuenta varios parámetros  que le dan su razón de ser como el título, el cuerpo y las tablas, nos referimos al HTML, que es la parte interior de cada documento o sitio creado por medio de herramientas informáticas.


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LA NECESIDAD DE INFORMACION

Todo el tiempo estamos llenos de vacíos conceptuales y no sabemos de que forma podemos llenarlos, la necesidad de información es un proceso que concluye cuando se consigue una claridad suficiente.

Hay dos tipos de necesidad de información:

1. Necesidad de información Concreta: La persona tiene claridad de lo que necesita, datos puntuales.

2. Necesidad de información orientada al problema: Es más común porque generalmente tenemos vacíos, no sabemos preguntar.

Debemos aprender a plantear de una forma adecuada las preguntas que tenemos y así obtener un óptimo resultado.

UN NUEVO PARADIGMA EN GESTIÓN DOCUMENTAL; UN DOCUMENTO ESTRUCTURADO, SIN ESTRUCTURA.

Teniendo en cuenta el concepto de documento, puede ser definido como un soporte que contiene información representada en un conjunto de símbolos con lógica para representar el conocimiento y gestión de una organización. Sin embargo cuando se habla de la estructura de los documentos se refiere básicamente a un conjunto de aspectos y características por las cuales se puede dividir o clasificar un documento para la comprensión de un tipo documental o serie.

Por consiguiente un documento no estructurado, es un texto que carece de una representación tabular o formato delimitado, desde el punto de vista en gestión documental ¿Cómo clasificar un documento no estructura?  Es aquí donde se recurre a el análisis documental, el documento tiene información en este sentido un texto, creada con un fin y tiene una lógica y esa información es vital para comprender el documento, en pocas palabras el motivo por el cual fue creado, ya que provee elementos para hacerlo identificable atravéz del análisis del contenido y posterior clasificación como tipo documental o serie.

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Los Documentos Texto y Estructura. PDF.

UN CONTEXTO DEL ANÁLISIS DOCUMENTAL; TEXTO Y ESTRUCTURA.

Como bien se puede definir un documento es un soporte que contiene información de una entidad como evidencia de su gestión, representado en un texto entendiéndose como un conjunto de símbolos con una lógica para representar el conocimiento.  No obstante esa información contiene unas características que desde un punto de vista en gestión documental permiten el análisis documental en los soportes, permitiendo definir denominaciones para el reconocimiento de las series documentales o tipos documentales.

Así las estructuras de los documentos son aquellos componentes que permiten definir aspectos únicos en diferentes documentos. Pueden ser; nombre del autor o productor, nombre de la entidad, fecha de creación, código del estudiante, materia, remitente, título, subtitulo, texto o contenido, tablas de contenidos, tabla de firmas, fuentes o referencias bibliográficas.

Todos estos aspectos sin distinción alguna pueden ser determinantes a la hora de diferenciar tipos documentales o comprender el estilo de la presentación o estructura, y pueden proporcionar elementos para entender el sentido o la lógica por la cual fue creado el documento.

En conclusión, determinar la estructura de los documentos significa comprender el orden de la información con el objetivó de hacerlo identificables y recuperables. 

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Los Documentos Texto y Estructura. PDF.

UNA APROXIMACIÓN AL CONCEPTO DE RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

Apartir del año 1950 cuan el señor Calvin N. Mooers introdujo el concepto Information Retrieval (recuperación de información) en la literatura de la documentación. lo definió como  <<la búsqueda de información en un stock de documentos,  efectuada a partir de las especificaciones de un tema o contenido>> en el cual, al hablar de stock de documentos se refería a la búsqueda de documentos atravéz de un listada de términos relevantes, asociados a los documentos de acuerdo a la información que poseen estos para permitir su identificación, en el cual aclaraba que tenía muy amplia relación con los aspectos intelectuales de la descripción de información, proceso perteneciente al programa de gestión documental en el contexto archivístico.

Ya en un concepto más tecnológico su utilidad y relación con las ciencias de la información se comprende en el uso de herramientas como los índices, colecciones y base de datos, que pueden percibirse como un aporte de la informática hacía las ciencias de la documentación, evidenciado por que ha permitido un desarrollo vital en la eficacia y eficiencia de la búsqueda de información, así se hace imposible negar que hay una muy amplia relación con las ciencias de la tecnología informática y se ve la necesidad de expresar la participación activa que juaga este contexto de la recuperación de información en el nuevo concepto de la sociedad del conocimiento. 

El proceso y concepto de recuperación de información puede comprenderse con una simple relación de tres conceptos como; almacenamiento de información, descripción o representación de  la información  y búsqueda, pero es un capo que no obstante tiene como principal objetivó proporcionar información relevante a los usuarios para satisfacer su necesidad de información y es un hecho importante notar que la recuperación de información se ha convertido en una auténtica  protagonistas en la gestión de la actividad documental.

En conclusión se puede definir recuperación de información dentro del contexto de las ciencias de la documentación como la aplicación del conjunto de técnicas, métodos y actividades para buscar, localizar y recuperar de una manera eficiente en los diversos SRI la información relevante que quiere el usuario con el objetivo de satisfacer su necesidad de información.  

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Salvador Olivan, José A. Arquero Avilés, Rosario. (08-06/2005). Una aproximación al concepto de recuperación de información en el marco de las ciencias de la documentación. Vol. 20. PP.1-41. Zaragoza (España).

TRES AÑOS DE CHROME

uno de los meta buscadores mas importantes de la actualidad cumple tres años en su mercado, se trata nada mas y nada menos que de la apuesta de búsqueda y recuperación de información de google; "Google Chrome"
Siendo el buscador más moderno del ámbito digital con un potente motor JavaScript incomparable además de soporte para WebGL y 3D CSS la misión de favoritos además de lo sencillo que es su mecanismo de ajustes y preferencias, algo que para el usuario del común resulta ser una pesadilla o mejor aún en casi cualquier navegador del mercado, lo brillante de su interfaz y no hablar de la idea de poner las pestañas de caracterización  arriba en lugar de abajo o al lado son también características a favor, para conmemorar la ocasión de tan brillante idea.

Como estudiantes  de la materia Sistemas de Recuperación de Información nos ha sido parte fundamental de nuestra materia prima pues nos ha prestado sus servicios y herramientas para el desarrollo y éxito de la misma 

EL BUSCADOR QUE ENCONTRO AL MUNDO.

En un mundo tan activo como el que se vive actualmente es muy normal que millones de ideas se activen por segundo, pero es tanta absorción del medio que muy pocas llegan a recordarse y más complicado aun, solo una mínima cantidad logra madurarse.

El documental que se aprecio en la clase sobre una de las empresas más reconocidas en el mundo, Google, permitió visualizar una idea loca de dos jóvenes, la cual se comenzó a trabajar con excelente proyección y en pocos años ha multiplicado sus productos y por consiguiente su riqueza tecnológica y personal.

Es sorprendente que las personas que trabajan dentro de esta organización  son determinadas por la misma como genios, personas brillantes capases de gestionar la Búsqueda y recuperación de Información realmente son talentos informáticos, para nada psicorrigidos y demasiado experimentados con una proyección trazada milimétricamente para recibir frutos en el menor tiempo posible y que ayude al posicionamiento de su organización. Allí laboran personas del común, muy preparadas e inteligentes siempre sin dejar pasar por alto el toque de locura y relajación que albergan todos los jóvenes; y aunque tiene proyecciones se puede decir que vive a la espera de la aparición de ideas y cuando estas surgen inmediatamente se comienza a desarrollaras de muchas maneras para que le puedan agradar a todos los clientes.

Google es una empresa que se perfilo para tener cobertura mundial y hasta el momento lo ha conseguido, y la mejor forma de hacerlo es contando con colaboradores de todo el planeta, para poder ofrecer sus ideas en todos los lugares posibles, en todos los idiomas y formatos posibles, mediante sus múltiples y eficientes productos.

Para que una organización logre el éxito, la mejor manera es de tener a sus empleados motivados y comprometidos, desarrollando su labor por gusto, sin ningún tipo de presiones que estresan y hacen que las ideas desaparezcan; muestra de esto es la cultura corporativa que se vive dentro de google donde sus empleados no tienen que preocuparse por su alimentación, el arreglo de su ropa, su salud, su recreación, todo lo provee la empresa, lo que hace que estos jóvenes se sientan como en casa y  den más de lo que se tiene proyectado.

Además de realizar la Búsqueda y Recuperación de la mejor información que produce el planeta de manera asombrosa determinado que siempre para los usuarios lo mejor es los contenidos fiables y veraces que posibiliten el desarrollo del conocimiento y lograr tener las sociedades de la información; Otro factor motivante es el buen salarió y las bonificaciones que se reciben dependiendo de sus logros, pero lo más importante es que se logra que todos los googlers (empleados de google) se sientan importantes.

Google  es una empresa que comenzó ofreciéndole un producto al mundo con un buscador el cual se ha ido mejorando diariamente, en la actualidad es el buscador más eficiente  y utilizado del planeta por lo que se puede afirmar “google es el buscador que encontró al mundo”

LA ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

 

En el tiempo actual se está comenzando a dar un cambio de formato en los documentos creados sobre  el papel a otro tipo de documentos que han nacido en un ambiente electrónico y virtual.

Ambos tipos de documentos según la norma ISO 15489 cuentan con una estructura, un contenido y un contexto, lo que permite hacerlos más entendibles y relevantes  a la hora de ser consultados.

Los documentos pueden ser altamente estructurados cuando cuentan con una plantilla formalizada; medianamente estructurados cuando tienen una forma definida como un titulo, un tipo de letra y otro factores, pero que están prestos variables; y no estructurados cuando se desarrollan sin una planeación previa con el agravante de que no se editan al final. “vale la pena anotar que aunque las infografías son documentos muy didácticos y ricos en información, carecen de estructura”.

Cualquier material que cuente con las características de un documento, cuentan con un contexto interno y un contexto externo, donde sale a brillar la información que no está plasmada textualmente en el contenido.

En el ambiente de la recuperación de información toda documentación cuenta con unos parámetros que nos ayudan a ubicarlos de una manera más ágil y estos son las palabras claves las cuales son identificadores de búsqueda que lo buscadores toman como referencia para llegar a la información; los descriptores o palabras que sintetizan la información para optimizar su localización; Los LEM o listados de encabezamiento de materia conformados por una frase que contiene el tema que se quiere referenciar; los términos o palabras que expresan una idea de una disciplina determinada, los cuales puedes ser términos compuestos conformados por varias palabras o los unitérminos que solo tienen una palabra; las palabras vacías conformadas por una unión de letras y además cuentan con un significado; Los descriptores libres o no descriptores, formados por palabras no relevantes sobre el tema y que no sintetizan la información para su posterior ubicación; y las etiquetas, compuestas por un conjunto de caracteres útiles en la identificación de datos o instrucciones.