LA ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

 

En el tiempo actual se está comenzando a dar un cambio de formato en los documentos creados sobre  el papel a otro tipo de documentos que han nacido en un ambiente electrónico y virtual.

Ambos tipos de documentos según la norma ISO 15489 cuentan con una estructura, un contenido y un contexto, lo que permite hacerlos más entendibles y relevantes  a la hora de ser consultados.

Los documentos pueden ser altamente estructurados cuando cuentan con una plantilla formalizada; medianamente estructurados cuando tienen una forma definida como un titulo, un tipo de letra y otro factores, pero que están prestos variables; y no estructurados cuando se desarrollan sin una planeación previa con el agravante de que no se editan al final. “vale la pena anotar que aunque las infografías son documentos muy didácticos y ricos en información, carecen de estructura”.

Cualquier material que cuente con las características de un documento, cuentan con un contexto interno y un contexto externo, donde sale a brillar la información que no está plasmada textualmente en el contenido.

En el ambiente de la recuperación de información toda documentación cuenta con unos parámetros que nos ayudan a ubicarlos de una manera más ágil y estos son las palabras claves las cuales son identificadores de búsqueda que lo buscadores toman como referencia para llegar a la información; los descriptores o palabras que sintetizan la información para optimizar su localización; Los LEM o listados de encabezamiento de materia conformados por una frase que contiene el tema que se quiere referenciar; los términos o palabras que expresan una idea de una disciplina determinada, los cuales puedes ser términos compuestos conformados por varias palabras o los unitérminos que solo tienen una palabra; las palabras vacías conformadas por una unión de letras y además cuentan con un significado; Los descriptores libres o no descriptores, formados por palabras no relevantes sobre el tema y que no sintetizan la información para su posterior ubicación; y las etiquetas, compuestas por un conjunto de caracteres útiles en la identificación de datos o instrucciones.