ES CUESTIÓN DE ESTRUCTURA

Todos los documentos independientemente de su formato parecen tener una estructura; pero no es así; las fotografías, infografías y demás imágenes carecen de estructura lo que en muchos casos dificulta su análisis y entendimiento.

La mayoría de los documentos de texto al colocarles un titulo y dos o tres  párrafos, asumimos que los estamos editando estructuradamente, pero estamos herrados porque rara vez usamos plantillas o formatos predeterminados que verdaderamente contienen una estructura determinada para su elaboración.

Al centrarnos en el desglose de un documento con estructura, podemos tener en cuenta puntos clave relevante para hacerlo esta tiene que ver mucho con su contenido y forma pues así mismo se facilita o se dificulta la Búsqueda y Recuperación de Información que contiene documento.

Los sitios web son los ejemplos de estructura documental por excelencia debido a que la mayoría dependiendo su tipo, tienen características similares, y por esto nos atrevemos a nombrar nuestro blog de Búsqueda y Recuperación de Información “recdinfo.blogspot.com” el cual cuenta con su titulo, sus contenidos de publicaciones, algunos gadgets y otros apoyos estructurales que nos ayudan a que sea visualizado de forma amena por los usuarios que nos visitan, se logra que este bien posicionado con respecto a sus competidores.

Hablando de sitios web traemos a  colación  redes sociales que compiten por estar a la vanguardia en número de usuarios, estas son el tradicional FACEBOOK y el nuevo pero bien diseñado GOOGLE PERFILES, además de twitter que es un gran colaborador

GOOGLE PERFILES es un sitio disponible hace poco tiempo en la web, el cual tiene en cuenta información verdaderamente interesante sobre sus usuarios, lo que le da una ventaja con respecto a su oponente, además de su estructura que es amigable y facilita su navegabilidad; para llevar tan poco tiempo en el mercado ha sido muy bien recibido.

Facebook es un sitio muy popular en la web que  cuenta con una estructura que, aunque muy completa tiende a ser demasiado cargada de contenido lo que muchas veces no es amigable con el usuario. Facebook en el transcurso de su servicio a modificado su estructura, y hace pocos días los hiso de nuevo, lo que tiende a confundir a los usuarios mientras se adaptan al nuevo modelo; según comentarios de CARACOL  RADIO; la nueva estructura ha sido muy negativa frente a los usuarios lo que pone a GOOGLE PERFILES a la cabeza, y para esto FACEBOOK está contemplando la posibilidad de mantener ambas estructuras de manera opcional para que los usuarios utilicen la que más se les facilite usar.

Según lo anterior se puede concluir que el entendimiento de cualquier sitio o documento dependiendo de la información que albergue, depende altamente de su estructura para que pueda llegar a ser aprovechado de  la manera más nutritiva al extraerle su información.

Hoy por hoy, Noticias caracol radio. El lanzamiento de Google Perfiles (en línea) consultado 21septiembre de 2011. 9:00am.

"Recuperación de Información" AND "Universidad de La Salle" AND "Sistemas de Información y Documentación" AND "Grupo 21" AND "demanda documental"

¿DÓNDE ESTÁ NUESTRA INFORMACIÓN?

Actualmente nos encontramos en una era donde se manejan toneladas de información digital de la cual un poco porcentaje tiene relevancia, y algo que agrava la situación es que poseemos una cultura donde la mejor manera de preservar la información es almacenándola en diferentes tipos de hardware que permiten realizar el procedimiento como discos duros portátiles, memorias USB y los propios ordenadores.

Parte fundamental de este proceso de Búsqueda y Recuperación de Información es la maquina con la que trabajamos pues todos sus componentes de Hardware y Software son parte útil para este proceso de Recuperación de los Metadatos, para la ayuda de este proceso el Profesor Laureano nos realizó la exposición de un Buscador de Google para nuestra máquina y así de esta manera realizar nuestra segunda tutoría (google desktop search).

La necesidad de estos programas se ha incrementado día a día unos con costo y otros sin costo y muy comunes a nivel empresarial que ha colaborado en localizar de manera oportuna la información de nuestros PC sin necesidad de tenerla descrita de una manera estructurada.

Desde que tengamos equipos potentes con gran capacidad de almacenamiento podemos estar tranquilos al saber que nuestra información la tenemos almacenada de forma segura, y es más contamos muchas veces con duplicados (backup) de la misma lo que derriba de una manera brusca la posibilidad de perderla.

Pero, ¿Cómo acceder a ella? ¿Sobre todo a la que es relevante? Acaso, ¿Está tan bien almacenada que se imposibilita encontrarla? Para ser más realista perdimos nuestra información, debido a que la misma se mimetizo en una nube de cientos me megabytes, gigabytes, terabytes y quizá zetta bytes de información dependiendo el lugar donde la hallamos colocado.

Lo interesante del mundo digital es que todo tiene solución, y para hallar esos documentos sin importar su formato o tamaño, contamos con buscadores locales como el google desktop search y otra infinidad de software que tienen como misión indizar todo el material que se encuentre en nuestras máquinas para lograr encontrarlo de una manera rápida (segundos) si fuera solicitado, y esta hazaña es lograda con la misma metodología que se busca información en la nube, pero a menor escala pues los documentos son siempre almacenados en nuestro PC .

Como conclusión podríamos decir que cuando tenemos conocimiento de las virtudes de estas herramientas y las aplicamos en la vida práctica, podemos descifrar sin mayores problemas “DONDE ESTÁ NUESTRA INFORMACIÓN” y de esta forma lograr la Búsqueda y Recuperación de la misma.

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TIPOS DE FORMATOS

Dependiendo del documento que se crea, de las características que contiene y de las herramientas que se utilizan para lograrlo,  los documentos adoptan diversidad de formatos lo que los hace visualizar de maneras diferentes, pero en últimas son el mismo archivo.

Cuando generamos un archivo escrito por lo general lo creamos en formato Word y para ahorrar espacio y facilitar su almacenamiento se presenta la opción de guardarlo como PDF; el PDF es el formato estrella en la actualidad debido a su facilidad para albergar texto e imágenes si alterar mucho su originalidad, pero si necesitamos  extraer información  determinada sobre el documento muchas veces el PDF se queda corto, o simplemente pierde funcionalidad.

Si lo que se busca es reflejar únicamente el texto del documento, para analizarlo y para ocupar menor espacio el formato indicado es el TXT, el cual se crea fácilmente por medio del Bloc de notas. Si necesitamos convertir archivos PDF a TXT lo podemos hacer sin ningún problema al guardarlo como TXT.

Si nos centramos en imágenes los archivos más comunes son los JPG, donde podemos ver imágenes en alta resolución, y aunque son más pesados, si necesitamos impactar visualmente estos son los indicados, el problema se genera en el momento que necesitamos analizar el texto de una imagen JPG, debido a que a simple vista parece imposible encontrar texto alguno en una imagen,  pero para lograr esto podemos convertir los JPG a PDF y luego a TXT, o hacerlo directamente de JPG a TXT, por medio de la herramienta  en red www.online .ocr.net  la cual no solo  permite hacer estas conversiones, si no también interactuar entre otros formatos.

No podemos olvidar el lenguaje  de mercado, donde cada documento estructurado se visualiza y se modifica teniendo en cuenta varios parámetros  que le dan su razón de ser como el título, el cuerpo y las tablas, nos referimos al HTML, que es la parte interior de cada documento o sitio creado por medio de herramientas informáticas.


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LA NECESIDAD DE INFORMACION

Todo el tiempo estamos llenos de vacíos conceptuales y no sabemos de que forma podemos llenarlos, la necesidad de información es un proceso que concluye cuando se consigue una claridad suficiente.

Hay dos tipos de necesidad de información:

1. Necesidad de información Concreta: La persona tiene claridad de lo que necesita, datos puntuales.

2. Necesidad de información orientada al problema: Es más común porque generalmente tenemos vacíos, no sabemos preguntar.

Debemos aprender a plantear de una forma adecuada las preguntas que tenemos y así obtener un óptimo resultado.

UN NUEVO PARADIGMA EN GESTIÓN DOCUMENTAL; UN DOCUMENTO ESTRUCTURADO, SIN ESTRUCTURA.

Teniendo en cuenta el concepto de documento, puede ser definido como un soporte que contiene información representada en un conjunto de símbolos con lógica para representar el conocimiento y gestión de una organización. Sin embargo cuando se habla de la estructura de los documentos se refiere básicamente a un conjunto de aspectos y características por las cuales se puede dividir o clasificar un documento para la comprensión de un tipo documental o serie.

Por consiguiente un documento no estructurado, es un texto que carece de una representación tabular o formato delimitado, desde el punto de vista en gestión documental ¿Cómo clasificar un documento no estructura?  Es aquí donde se recurre a el análisis documental, el documento tiene información en este sentido un texto, creada con un fin y tiene una lógica y esa información es vital para comprender el documento, en pocas palabras el motivo por el cual fue creado, ya que provee elementos para hacerlo identificable atravéz del análisis del contenido y posterior clasificación como tipo documental o serie.

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Los Documentos Texto y Estructura. PDF.

UN CONTEXTO DEL ANÁLISIS DOCUMENTAL; TEXTO Y ESTRUCTURA.

Como bien se puede definir un documento es un soporte que contiene información de una entidad como evidencia de su gestión, representado en un texto entendiéndose como un conjunto de símbolos con una lógica para representar el conocimiento.  No obstante esa información contiene unas características que desde un punto de vista en gestión documental permiten el análisis documental en los soportes, permitiendo definir denominaciones para el reconocimiento de las series documentales o tipos documentales.

Así las estructuras de los documentos son aquellos componentes que permiten definir aspectos únicos en diferentes documentos. Pueden ser; nombre del autor o productor, nombre de la entidad, fecha de creación, código del estudiante, materia, remitente, título, subtitulo, texto o contenido, tablas de contenidos, tabla de firmas, fuentes o referencias bibliográficas.

Todos estos aspectos sin distinción alguna pueden ser determinantes a la hora de diferenciar tipos documentales o comprender el estilo de la presentación o estructura, y pueden proporcionar elementos para entender el sentido o la lógica por la cual fue creado el documento.

En conclusión, determinar la estructura de los documentos significa comprender el orden de la información con el objetivó de hacerlo identificables y recuperables. 

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Los Documentos Texto y Estructura. PDF.